Panduan Lengkap Penggunaan dan Modifikasi Aplikasi Expense Reimbursement di Excel

oleh

Kali ini saya akan share Aplikasi Expense Reimbursement atau Aplikasi untuk mengajukan penggantian biaya. Saya rirancang untuk memudahkan karyawan dalam mengajukan klaim penggantian biaya, serta membantu manajer dan tim keuangan dalam menyetujui dan mencatat pembayaran klaim tersebut. Aplikasi ini berbasis Microsoft Excel dengan otomatisasi menggunakan VBA (Visual Basic for Applications).

Bentuknya akan seperti ini

Ada 3 sheet, yaitu Input_Form, Reimbursment_data dan Setting.

Fitur Utama

  1. Input Pengeluaran – Karyawan dapat mengisi formulir di Excel untuk mengajukan klaim.
  2. Validasi Data – Sistem memeriksa apakah input sesuai dengan batas minimal dan maksimal yang telah ditentukan.
  3. Dropdown Kategori – Memastikan kategori pengeluaran sesuai dengan daftar yang tersedia.
  4. Lampiran Bukti Opsional – Karyawan dapat memilih untuk melampirkan atau tidak melampirkan bukti transaksi.
  5. Approval Status – Status klaim akan ditandai sebagai “Pending” hingga disetujui.

Proses 1 sampai 4 di lakukan oleh karyawan, posisinya ada di sheet form input, setelah tombol ajukan di klik, maka datanya akan pindah ke sheet reimbursment data, dengan status pending. Sampai sini selesai sudah tugas karyawan, selanjutnya menunggu persetujuan klaim.

Pengguna Aplikasi

  • Karyawan – Mengajukan klaim penggantian biaya.
  • Manajer/Supervisor – Menyetujui atau menolak klaim.
  • Tim Keuangan – Memproses klaim yang telah disetujui dan mencatat transaksi.

Cara Menggunakan Aplikasi

1. Mengisi Formulir Klaim Penggantian Biaya

  1. Buka sheet Input_Form.
  2. Isi data berikut:
    • Nama Karyawan (B2)
    • ID Karyawan (B3)
    • Kategori Pengeluaran (B4) – Pilih dari dropdown.
    • Deskripsi Pengeluaran (B5)
    • Jumlah Pengeluaran (B6) – Pastikan sesuai batasan.
    • Tanggal Pengeluaran (B7)
  3. Setelah semua data diisi, klik tombol Tambah Pengeluaran.

2. Validasi Data

Saat klik tombol Tambah Pengeluaran, sistem akan:

  • Memeriksa apakah semua data telah diisi.
  • Memastikan kategori valid.
  • Memverifikasi jumlah pengeluaran sesuai batasan di Sheet Setting (D5: Minimal, E5: Maksimal).
  • Menanyakan apakah ingin melampirkan bukti transaksi atau tidak.

3. Melampirkan Bukti Transaksi (Opsional)

Jika memilih Ya, sistem akan membuka dialog untuk memilih file bukti. Jika memilih Tidak, maka akan tersimpan sebagai “Tidak Ada Bukti”.

4. Penyimpanan Data

Jika semua validasi lolos, data akan disimpan ke sheet Reimbursement_Data dengan status Pending.

Cara Mengelola Kategori Pengeluaran

  • Daftar kategori terdapat di Sheet Setting pada kolom B5 dan seterusnya.
  • Jika ada perubahan kategori, cukup edit daftar di Sheet Setting. Dropdown akan otomatis diperbarui.

Panduan Modifikasi Aplikasi

Jika Anda ingin menyesuaikan aplikasi sesuai kebutuhan, berikut beberapa hal yang dapat dimodifikasi:

1. Mengubah Batas Pengeluaran

  • Pergi ke Sheet Setting.
  • Ubah nilai di D5 untuk batas minimal dan E5 untuk batas maksimal.
  • Perubahan ini akan otomatis diterapkan saat input pengeluaran baru dilakukan.

2. Menambah atau Menghapus Kategori

  • Pergi ke Sheet Setting.
  • Tambahkan atau hapus kategori di B5 dan seterusnya.
  • Sistem akan otomatis memperbarui daftar dropdown di sheet Input_Form.

3. Mengubah Validasi Data

Jika ingin menyesuaikan validasi:

  • Buka Editor VBA (Alt + F11).
  • Pilih modul yang berisi kode AddExpense.
  • Ubah bagian validasi sesuai kebutuhan (misalnya, menyesuaikan batasan tambahan untuk kategori tertentu).

4. Mengubah Format Penyimpanan Data

  • Data saat ini tersimpan di sheet Reimbursement_Data.
  • Jika ingin mengubah struktur penyimpanan, ubah kode VBA pada bagian:ws.Cells(lastRow, X).Value = DataSesuaikan kolom yang ingin diubah atau tambahkan kolom baru.

5. Menambahkan Notifikasi Otomatis

Jika ingin menambahkan notifikasi otomatis saat klaim disetujui:

  • Tambahkan kode VBA untuk mengirim email melalui Outlook.
  • Pastikan Outlook sudah dikonfigurasi dengan akun email Anda.
  • Contoh kode:
  • Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) OutMail.To = "[email protected]" OutMail.Subject = "Status Penggantian Biaya" OutMail.Body = "Klaim Anda telah disetujui." OutMail.Send

Download Disini

Aplikasi ini memungkinkan pengajuan klaim penggantian biaya yang lebih efisien, dengan validasi otomatis dan pencatatan data yang terstruktur. Dengan panduan modifikasi ini, Anda dapat menyesuaikan fitur aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan.

Tinggalkan komentar