Belajar Aplikasi Akuntansi Excel: Panduan Lengkap bagi Pemula

Apakah anda ingin belajar aplikasi akuntansi excel dengan lebih cepat? Mampu memahami komputerisasi akuntansi agar proses pembuatan laporan keuangan bisa lebih cepat dan akurat? Saran saya setelah anda belajar akuntansi manual, kuasai cara kerja dan proses komputerisasi akuntansi lewat microsoft excel. Dengannya anda akan paham logika yang di gunakan oleh pemrograman komputer. Langkah-langkah apa saja yang bisa di otomatiskan, dan apa saja yang harus tetap di kerjakan secara manual.

Kalau anda setuju dengan pendapat saya, silahkan download aplikasinya link berikut

>>> Download Aplikasi Akuntansi <<<
Password : e-spt.id

Mudah-mudahan tidak tidak ada kendala pada saat mendownload, jika ada masalah, silahkan tonton videonya di bawah ini

Excel adalah aplikasi spreadsheet yang sering digunakan untuk mengelola data dan informasi dalam bisnis. Banyak perusahaan yang menggunakan Excel untuk menyimpan dan menganalisis data keuangan mereka. Excel juga dapat digunakan untuk membuat jurnal, buku besar, dan laporan keuangan loh. Namun, bagi pemula, menggunakan Excel untuk keperluan akuntansi bisa jadi sulit dan membingungkan. Oleh karena itu, kita akan bahas panduan lengkap bagi pemula mengenai pengenalan aplikasi akuntansi Excel.

Belajar Aplikasi Akuntansi Excel Dari Mengenal Interface Excel

Jika anda pemula maka anda harus mengenal interface atau antar mukan dari aplikasi ini. Setelah membuka aplikasi Excel, anda akan segera melihat tampilan interface Excel. Pada umumnya, interface Excel terdiri dari lembar kerja, toolbar, ribbon, formula bar, dan status bar. Pada lembar kerja, pengguna dapat memasukkan data ke dalam sel-sel yang ada.

Toolbar berisi berbagai macam fungsi yang dapat membantu pengguna dalam menggunakan Excel. Ribbon terdiri dari tab dan grup fungsi yang terkait dengan aktivitas pengguna, seperti Home, Insert, dan Page Layout. Formula bar digunakan untuk memasukkan dan menampilkan formula atau rumus yang digunakan dalam spreadsheet. Sedangkan status bar berisi informasi tentang posisi sel saat ini, jumlah sel yang dipilih, dan fungsi lainnya.

Membuat/Mengedit Bagan Akun

Setelah memahami tampilan interface Excel, anda bisa mulai membuat bagan akun. Bagan akun adalah sebuah proses awal dalam pembuatan laporan keuangan. Dengannya kita mengidentifikasi akan di kelompokkan kemana, transaksi-transaksi yang terjadi.

Tujuan pembuatan bagan akun adalah untuk memberikan gambaran sistematis mengenai transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dalam bagan akun, akun-akun keuangan disusun secara sistematis dan terstruktur sehingga dapat memudahkan pengelolaan keuangan perusahaan, perencanaan keuangan, analisis keuangan, serta penyusunan laporan keuangan. Selain itu, bagan akun juga berguna untuk meminimalkan risiko kesalahan dalam pengelolaan keuangan dan meningkatkan kepercayaan investor terhadap perusahaan. Dengan demikian, pembuatan bagan akun sangat penting untuk membantu mengelola keuangan perusahaan dengan baik dan efektif.

Bagan akuntansi dikelompokkan ke dalam 7 kelompok besar yaitu :

1. Aset
2. Liabilitas/Hutang
3. Equitas/Modal
4. Pendapatan
5. Biaya
6. Pendapatan Lain
7. Biaya Lain

Dibawah kelima kelompok besar ini, bisa ditambahkan sub-sub kelompok. Sebagai panduan sudah saya sediakan di aplikasi, keseluruhan abahan akunnya sbb:

KODE AKUN	NAMA AKUN	POS SALDO	POS LAPORAN
1101	KAS	DEBET	NERACA
1102	BANK	DEBET	NERACA
1103	DEPOSITE	DEBET	NERACA
1104	GOPAY	DEBET	NERACA
1201	PIUTANG USAHA	DEBET	NERACA
1202	PIUTANG KARYAWAN	DEBET	NERACA
1203	PIUTANG LAIN LAIN	DEBET	NERACA
1301	PERSEDIAAN ATK	DEBET	NERACA
1302	PERLENGKAPAN KANTOR	DEBET	NERACA
1303	PERLENGKAPAN LAIN-LAIN	DEBET	NERACA
1401	UANG MUKA PAJAK (PPN)	DEBET	NERACA
1402	UANG MUKA PPH 23	DEBET	NERACA
1403	UANG MUKA SEWA KANTOR	DEBET	NERACA
1501	TANAH	DEBET	NERACA
1502	BANGUNAN	DEBET	NERACA
1503	KENDARAAN	DEBET	NERACA
1504	INVENTARIS KANTOR	DEBET	NERACA
1505	MEBEL	DEBET	NERACA
1601	AKUMULASI PENYUSUTAN BANGUNAN	DEBET	NERACA
1602	AKUMULASI PENYUSUTAN KENDARAAN	DEBET	NERACA
1603	AKUMULASI PENYUSUTAN INVENTARIS	DEBET	NERACA
2101	HUTANG USAHA	KREDIT	NERACA
2102	HUTANG KE INVESTOR	KREDIT	NERACA
2201	HUTANG PPN	KREDIT	NERACA
2202	HUTANG PPH	KREDIT	NERACA
2203	HUTANG PPH PASAL 25/29	KREDIT	NERACA
2301	HUTANG GAJI	KREDIT	NERACA
2302	HUTANG KENDARAAN	KREDIT	NERACA
2303	HUTANG INVENTARIS	KREDIT	NERACA
3101	MODAL AWAL	KREDIT	NERACA
3102	PRIVE	KREDIT	NERACA
3103	LABA DITAHAN	KREDIT	NERACA
3104	LABA (RUGI) BULAN BERJALAN	KREDIT	NERACA
4101	PENDAPATAN JASA	KREDIT	LABA RUGI
4102	PENDAPATAN DIVISI LAIN-LAIN	KREDIT	LABA RUGI
4103	RETUR	KREDIT	LABA RUGI
5101	BIAYA SEWA KANTOR	DEBET	LABA RUGI
5103	BIAYA GAJI KARYAWAN	DEBET	LABA RUGI
5105	BIAYA BONUS DAN TUNJANGAN LAIN	DEBET	LABA RUGI
5107	BIAYA ATK	DEBET	LABA RUGI
5109	BIAYA FOTOCOPY	DEBET	LABA RUGI
5111	BIAYA PEMELIHARAAN ASET	DEBET	LABA RUGI
5113	BIAYA TUNJANGAN KESEHATAN (BPJS)	DEBET	LABA RUGI
5115	BIAYA TUNJANGAN KETENAGAKERJAAN (BPJS)	DEBET	LABA RUGI
5117	BIAYA LISTRIK	DEBET	LABA RUGI
5119	BIAYA TELEKOMUNIKASI	DEBET	LABA RUGI
5121	BIAYA MATERAI DAN KORESPONDENSI	DEBET	LABA RUGI
5123	BIAYA TRANSPORT	DEBET	LABA RUGI
5125	BIAYA PELATIHAN & PENDIDIKAN	DEBET	LABA RUGI
5127	BIAYA PERJALANAN DINAS	DEBET	LABA RUGI
5129	BIAYA ENTERTAIN	DEBET	LABA RUGI
6101	PENDAPATAN JASA GIRO	KREDIT	LABA RUGI
6102	PENDAPATAN AUDIT	KREDIT	LABA RUGI
6103	DISKON PEMBELIAN	KREDIT	LABA RUGI
7101	BIAYA ADMINISTRASI BANK	DEBET	LABA RUGI
7102	BIAYA PENYUSUTAN BANGUNAN	DEBET	LABA RUGI
7103	BIAYA PENYUSUTAN KENDARAAN	DEBET	LABA RUGI
7104	BIAYA PENYUSUTAN INVENTARIS	DEBET	LABA RUGI
7105	IURAN DAN SUMBANGAN	DEBET	LABA RUGI
7106	BIAYA LAIN-LAIN	DEBET	LABA RUGI

Bagan akun, seperti bisa dilihat diatas, harus memiliki kode akun dan nama akun. Penomoran kode akun dimulai sesuai dengan nomor pengelompokannya. Awalan 1 untuk aset, 2 untuk liabilitas, dan seterusnya. Kemudian untuk kepentingan pemrosesan akuntansi di excel, dibutuhkan POS SALDO normal dari masing-masing akun. Ini nantinya akan menjadi acuan di dalam pembuatan rumus di neraca lajur. Kolom Pos Laporan di pergunakan untuk memisahkan akun-akun ke dalam 2 kelompok laporan. Yaitu laporan Neraca dan Laporan Laba Rugi.

Berikut video praktek cara melakukan setting bagan akun

Setelah paham membuat bagan akun, berikut adalah cara memodifikasi bagan akun agar tidak merusak rumus. JIka anda menambahkan atau mengurangkan akun, tentunya akan merusak rumus yang ada di neraca lajur dan laporan. Gimana caranya agar hal ini tidak terjadi? Berikut videonya

Membuat dan Memodifikasi Kode Bantu

Setelah bagan akun jadi, dibutuhkan juga rincian yang lebih detail lagi terkait dengan piutang dan hutang dari masing-masing rekanan usaha. Karenanya dibutuhkan kode bantu. Dibuku besar memang tercantum rincian dari transaksi, namun tidak dipisahkan secara khusus berdasarkan nama rekanan perusahaan.

Format Kode bantu, mirip dengan bagan akun, berikut contohnya

KODE AKUN	NAMA AKUN	TABEL BANTUAN	SALDO NORMAL
	—PIUTANG—	–
120101	TOKO KK	120101	DEBET
120102	TOKO BB	120102	DEBET
120103	TOKO CC	120103	DEBET
120104	TOKO DD	120104	DEBET
120105	AHMAD	120105	DEBET
120106	BUDIMAN	120106	DEBET
120107	IRWAN	120107	DEBET
120108	RIAN	120108	DEBET
120109	MAMAT	120109	DEBET
	—HUTANG—
210101	TOKO BOY	210101	KREDIT
210102	TOKO KOMPUTER	210102	KREDIT
210103	PT HONDA PROSPECT MOTOR	210103	KREDIT
	—PROYEK—
410101	PROYEK PEMKOT	310301	KREDIT
410102	PROYEK PT MAJU BANGET	310302	KREDIT
410103	PROYEK 1	310303	KREDIT
410104	PROYEK 2	310304	KREDIT
410201	PROYEK 3	310305	KREDIT
410202	PROYEK 4	310306	KREDIT

Di kode bantu ini, silahkan melakukan penambahan maupun pengurangan akun. Tidak akan mempengaruhi ke sheet lainnya di aplikasi akuntansi excel gratis ini. Berikut video tutorialnya

Cara Menjurnal

Sebelum menjurnal baiknya kita pahami dulu apa itu menjurnal. Menjurnal adalah proses mencatat transaksi keuangan perusahaan ke dalam jurnal umum atau jurnal khusus untuk memudahkan pengelolaan dan analisis keuangan. Proses ini dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan di perusahaan.

Adapun langkah-langkah proses menjurnal sebagai berikut:

1. Identifikasi jenis transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan.
2. Tentukan akun-akun keuangan yang terlibat dalam transaksi tersebut.
3. Tentukan apakah transaksi tersebut merupakan transaksi debet atau kredit, dan tentukan nominal uang yang terlibat.
4. Catat transaksi tersebut dalam jurnal umum atau buku besar menggunakan format yang telah ditentukan, seperti T-account atau bentuk tabel.
5. Pastikan total jumlah debet dan kredit dalam jurnal umum sama (bernilai nol), karena setiap transaksi harus memiliki jumlah debet yang sama dengan jumlah kredit.

Proses menjurnal sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan, karena membantu memastikan keakuratan catatan keuangan dan memudahkan analisis keuangan di masa yang akan datang.

Baik, saya sudah siapkan beberapa contoh transaksi, berikut data transaksinya :

Tanggal	Keterangan
01/01/21	CV Solusi Palam Raya menerima modal awal sebesar 100.000.000
02/01/21	Penarikan Dana dari bank 50.000.000
03/01/21	Membeli 3 unit computer @5.000.000 secara kredit
04/01/21	Menerima Dana dari Investor 1.000.000.000
05/01/21	Menerbitkan invoice jasa pembuatan laporan PT MAJU BANGET 100.000.000
06/01/21	Pembayaran jasa pembuatan laporan 100 jt
07/01/21	Membayar Gaji Karyawan 75 jt, lewat transfer bank
08/01/21	Bayar Listrik 600.000
09/01/21	Pemindahan dari kas ke gopay
10/01/21	Pembelian 1 set meja rapat 15.000000, DP 5000.000
11/01/21	Pelunasan 3 unit computer @5.000.000
01/02/21	Pembelian Lemari 2 jt, diskon 70.000
02/02/21	Pembelian Mobil Fred 170.200.000, belum PPn

Penyelesaian

1	CV Solusi Palam Raya menerima modal awal sebesar 100.000.000 Isikan tanggal di kolom A8, yaitu 1. Maka otomatis kolom B8, yaitu tanggal, akan berubah menjadi 01/01/2021. Kemudian masukkan nomor bukti dan keterangan transaksi. Isikan nama akun yang terkait, caranya dengan memilih menu dropdown. Menu dropdown ini sengaja dibuat agar tidak terjadi kesalahan input nama akun. Konsistensi nama akun sangat penting didalam akuntansi menggunakan excel. Nama akun dan kode bantu tidak dibutuhkan disini, karena tidak ada akun piutang maupun hutang. Akun pertama yang terkait adalah Bank didebet 100 juta dan Modal di kredit sebesar 100 jt. Jangan lupa baris kedua juga diberikan tanggal, nomor bukti dan keterangan. Agar bisa muncul nantinya di buku besar.
.2	Penarikan Dana dari bank 50.000.000 Kas bertambah di sebelah debet dan bank berkurang di sebelah kredit dengan nilai yang sama, yaitu 50 jt
3	Membeli 3 unit computer @5.000.000 secara kredit Brarti total nilai adalah 5 jt x 3 = 15 jt. Inventaris bertambah 15 jt (Debet) dan hutang bertambah 15 jt (Kredit)
4	Menerima Dana dari Investor 1.000.000.000 Bank bertambah (debet) dan Hutang ke Investor bertambah (Kredit) sebesar 1 milyar
5	Menerbitkan invoice jasa pembuatan laporan PT MAJU BANGET Perusahaan sudah menyelesaikan pembuatan laporan (pendapatan jasa). Sudah bisa diakui adanya pendapatan, walaupun kas belum masuk. Piutang usaha bertambah (debet) dan Pendapatan jasa bertambah (Kredit) sebesar 100.000.000. Masukkan nama rekanan PT MAJU BANGET dinama akun bantu dengan memilih dari dropdown menu.
6	Pembayaran jasa pembuatan laporan 100 jt Barulah saat ini kas didapatkan dan piutang berkurang kas bertambah (debet) dan Piutang berkurang sebesar 100 jt atas nama rekanan PT MAJU BANGET. Masukkan nama akun bantunya. Hal ini akan mengakibatkan buku pembantu hutang untuk PT MAJU BANGET akan bernilai 0.
7	Membayar Gaji Karyawan 75 jt lewat Bank Pembayaran hak karyawan akan mengurangi pendapatan. Jurnalnya Biaya Gaji bertambah (debet) dan Bank berkurang (kredit) sebesar 75 jt
8	Bayar Listrik 600.000 Biaya listrik bertambah (Debet) dan kas berkurang (kredit) sebesar 600.000
9	Pemindahan dari kas ke gopay Akun Gopay bertambah (Debet) dan Kas berkurang (kredit)
10	Pembelian 1 set meja rapat 15.000000, DP 5000.000 Disini akan ada 3 akun yang terlibat, yaitu Inventaris bertambah (debet) 15.000.000, kas berkurang (kredit) 5 jt dan Hutang bertambah (kredit) 10 jt. Tambahkan kode bantunya juga untuk hutang invantaris ini. Tambahkan akun bantu baru atau edit yang sudah ada di sheet Kode bantu. Agar kode akunnya bisa dimasukkan di jurnal.
11	Pelunasan 3 unit computer @5.000.000 Hutang berkurang (debet) dan kas juga berkurang (kredit) sebesar 15.000.000. Masukkan nama kode bantunya. Agar nilai hutang menjadi 0
12	Pembelian Lemari 2 jt, diskon 70.000 Akun mebel bertambah (Debet) 2 jt, kas berkurang (Debet) 1.930.000 dan diskon bertambah (kredit) sebesar 70.000
13	Pembelian Mobil Fred 170.200.000, belum PPn Kendaraan bertambah (debet) 170.200.000 PPn dibayar dimuka bertambah (debet) 17.020.000 dan hutang juga bertambah sebesar 170.200.000 ditambah 17.020.000

Berikut videonya agar lebih jelas lagi

Pengertian Buku Besar dan Buku Besar Pembantu

Buku besar adalah buku akuntansi yang digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu periode waktu tertentu (misalnya satu tahun) dalam akun-akun yang berbeda. Buku besar ini digunakan sebagai alat untuk memonitor dan mengelola transaksi keuangan dalam perusahaan.

Dalam buku besar, setiap akun keuangan memiliki halaman khusus di mana transaksi keuangan yang terkait dengan akun tersebut dicatat.

Sementara itu, buku besar pembantu adalah buku akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang spesifik pada suatu akun keuangan tertentu dalam buku besar.

Buku besar pembantu sering digunakan untuk akun-akun yang memiliki banyak transaksi seperti akun piutang atau akun hutang. Buku besar pembantu memungkinkan pengelola keuangan untuk lebih mudah melacak transaksi keuangan yang terkait dengan akun tertentu, serta memudahkan dalam pengambilan keputusan bisnis.

Perbedaan antara buku besar dan buku besar pembantu terletak pada tingkat detail informasi yang disajikan. Buku besar memberikan informasi umum mengenai transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu periode waktu.

Sementara buku besar pembantu memberikan informasi lebih detail mengenai transaksi keuangan pada suatu akun tertentu. Dalam buku besar pembantu, informasi transaksi keuangan dapat dipecah lagi menjadi sub-akun yang lebih spesifik, sehingga memudahkan pengelola keuangan dalam memantau dan mengelola keuangan perusahaan.

Cara Penggunaan Buku Besar dan Buku Pembantu

Buku besar dan buku Pembantu di aplikasi ini sudah di buat otomatis menggunakan vba macro bukan menggunakan rumus. Jadi tidak otomatis ketika selesai menjurnal, hasilnya akan ada di buku besar. Anda harus memilih akunnya dulu dan bulannya jika dibutuhkan, baru hasilnya akan keluar. Ini saya lakukan karena penggunaan rumus dalam jumlah transaksi yang besar sangat memberatkan sistem.

Berikut adalah contoh buku besar Kas

		KAS	<< Pilih Akun	Bulan>>	Semua
Tanggal	No Bukti	KETERANGAN	DEBET	KREDIT	SALDO
					0
02/01/2021		Penarikan Dana dari bank 50.000.000	50,000,000		50,000,000
08/01/2021		Bayar Listrik		600,000	49,400,000
09/01/2021		Pemindahan dari kas ke gopay		1,000,000	48,400,000
10/01/2021		DP Pembelian 1 set meja rapat		5,000,000	43,400,000
01/02/2021		Pembelian Lemari		1,930,000	41,470,000

Berikut video praktiknya

Penggunaan Neraca Lajur

Langkah selanjutnya membuat neraca lajur. Neraca lajur adalah rangkuman seluruh transaksi berdasarkan akun. Disini saya menggunakan rumus, sehingga seluruh perubahan di jurnal akan langsung mengubah neraca lajur. Perhatikan atau cek lagi transaksi d jurnal ataupun rumusnya jika terjadi unbalance.

Penggunaan Laporan Laba Rugi dan Neraca

Laporan Laba Rugi dan Neraca seperti neraca lajur, menggunakan rumus. Yang perlu diperhatikan adalah pada saat menambah atau mengurangkan akun di sheet bagan akun. Perubahan tersebut juga harus dilakukan di kedua sheet laporan keuangan. Beikut adalah video praktiknya

Demikian tutorialnya, silahkan di tanyakan jika ada yang kurang jelas